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Gestión documental para su empresa

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Contamos con el software de gestión documental para implementarlo en su empresa convierta su archivo de papel en archivo digital y consúltelo en su dispositivo móvil

gestion-documentalZetta Ingeniería, ofrece una herramienta empresarial de gestión documental, que permite crear y administrar el flujo de contenido de acuerdo a cada negocio. El contenido se puede gestionar y seguir, desde su creación, control de versiones, hasta su publicación y archivo.

La gestión documental garantiza a los trabajadores la información que se puede encontrar, utilizar, compartir y asegurar como contenido corporativo valioso. La colaboración en contenido nuevo o existente, se limita en cómo los usuarios interactúan con la información corporativa.

Esta herramienta, proporciona una alternativa eficaz y accesible a las principales especialidades y el uso intensivo de recursos para la gestión documental, integrando en una sola aplicación, todas las funcionalidades para la búsqueda y administración de documentos.

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Características:

Arrastrar y soltar

Arrastrar y soltar desde el escritorio al navegador web, les permite a los usuarios importar cualquier documento de Microsoft Office en sistema (PDF, Microsoft Office, OpenOffice.org). Proporciona grandes ventajas de productividad a los trabajadores, los cuales utilizan el contenido disponible de una variedad de fuentes.

Captura basada en formularios

El sistema soporta la importación de documentos basada en formularios, asegurando metadatos críticos de negocios asignados a los contenidos mediante plantillas sencillas.

Correo electrónico de captura

Correo electrónico y archivos adjuntos se pueden añadir en el sistema, garantizando la comunicación empresarial, categorizados y compartidos en adecuados espacios de trabajo.

Espacios de trabajo colaborativo

El sistema, le permite a los usuarios colaborar en documentos con los colegas y los miembros del equipo, independientemente de su ubicación. Los usuarios pueden compartir sus mejores prácticas, trabajar juntos en proyectos, discutir las revisiones a los contenidos, en un espacio de colaboración segura y organizada. El área de trabajo sistema es la herramienta ideal para facilitar la gestión de documentos archivados y vigentes.

Administración de Documentos

Guarde en un solo lugar los documentos relacionados con el proceso de Venta.

Clasifique sus documentos de acuerdo a categorías que usted mismo cree y así identifique rápidamente el archivo relacionado con el negocio.

Adjunte sus documentos en sus comunicaciones electrónicas y guarde un historial detallado de cada mensaje enviado.

Debates

Los debates permiten a los usuarios crear foros interactivos basados en los documentos y su contenido. Los usuarios pueden compartir ideas, revisiones, colaborar en la creación de documentos nuevos..

Previsualización

El sistema le permite previsualizar todos sus documentos de oficina dentro del navegador web. Simplifica las actividades de rutina por una vista rápida del contenido sin perder el tiempo para descargarlo a simple vista, o si necesita abrirlo en una aplicación de escritorio.

Anotaciones de Contenido

La función de anotación de contenidos le permite añadir notas directamente a un documento de la oficina o archivo multimedia, sin necesidad de modificar el contenido del documento original. Es similar a una nota adhesiva, esta característica le permite compartir ideas o un comentario con otros usuarios de sistema al tiempo que colaboran en el contenido en común.

Administración de registros

El sistema proporciona el marco para administrar su contenido y las necesidades de cumplimiento. sistema guarda y archiva todas las acciones realizadas en el contenido en una historia auditable, permite bloquear el contenido, lista de seguridad de control de acceso por usuario, grupo o función, y proporciona una gestión del ciclo de vida de los documentos basado en fechas o eventos.

Anotaciones de Contenido

La función de anotación de contenidos le permite añadir notas directamente a un documento de la oficina o archivo multimedia, sin necesidad de modificar el contenido del documento original. Es similar a una nota adhesiva, esta característica le permite compartir ideas o un comentario con otros usuarios de sistema al tiempo que colaboran en el contenido en común.

Relaciones de Contenido

La función de relaciones de contenido de sistema, se utiliza para describir los vínculos semánticos que pueden existir entre los documentos, tales como referencias cruzadas, las entregas, traducciones u otros tipos de relaciones que indican que un documento tiene un impacto en otro..

Dashboards

El Dashboard personal, proporciona a los usuarios un resumen de las acciones, flujos de trabajo y documentos que son fundamentales para su trabajo actual. Las tareas, los documentos publicados recientemente, los recordatorios, las fechas de vencimiento se presentan en una sola ubicación para manejar fácilmente las actividades centradas en el contenido que sea necesario.

Flujo de trabajo

El sistema incluye una función de flujo de trabajo intuitivo que permite a los usuarios empresariales configurar fácilmente tareas sencillas o en varias etapas. El flujo de trabajo ayuda a circular a través de contenidos estructurados o procesos de negocios ad-hoc. Los flujos de trabajo se pueden establecer rápidamente, guardados para su posterior reutilización en una plantilla para garantizar la coherencia de los procesos a través de los equipos.

Auditoría

El sistema mantiene un historial de todas las acciones realizadas en los documentos. Las actividades del usuario y del sistema, son capturadas y almacenadas, lo que permite una visibilidad completa de cómo se están utilizando los contenidos. Organizaciones que gestionan los documentos sensibles o tienen la obligación de cumplir con los mandatos de cumplimiento legislativo o reglamentario, utilizan la característica del historial para verificar el contenido de las prácticas de manejo..

Publicación

Compartir documentos que se han creado y almacenado dentro de sistema con un público más amplio: sistema le permite publicar contenidos de un área de trabajo para intranets, extranets o sitios Web externos.

Publicación de contenido remotamente

El centro de control y publicación de contenido en aplicaciones remotas, sistemas de archivos, servidores HTTP, portales web y mucho más gracias a un acoplamiento activo y unificado de los servicios de publicaciones. Se adapta a despliegues con una arquitectura de información distribuida, equilibrando la facilidad de publicación con los requisitos del control de contenido.

Navegación virtual

El sistema ofrece una capacidad de navegación flexible que le permite a los usuarios consultar documentos por las dimensiones de metadatos más significativo para su organización. Cree vistas virtuales al navegar por la historia de la organización (recursos humanos, finanzas, ventas, marketing), región (Asia, África, América del Norte) o cualquier otra categoría que le ayude a describir el contenido de su empresa.

Notificaciones

El sistema permite a los usuarios suscribirse a las notificaciones sobre las actividades y actualizaciones que afectan a su trabajo. Manténgase al día y tenga la certeza de que las tareas se están realizando, aún cuando no se registra en el repositorio de la aplicación.

Auditoría

El sistema mantiene un historial de todas las acciones realizadas en los documentos. Las actividades del usuario y del sistema, son capturadas y almacenadas, lo que permite una visibilidad completa de cómo se están utilizando los contenidos. Organizaciones que gestionan los documentos sensibles o tienen la obligación de cumplir con los mandatos de cumplimiento legislativo o reglamentario, utilizan la característica del historial para verificar el contenido de las prácticas de manejo..

Indexación

El sistema crea índices de contenido de documentos y metadatos. Todos los controles de acceso son respetados, para que los derechos de seguridad se verifiquen cuando los resultados de búsqueda se devuelven. Los usuarios sólo pueden buscar el contenido que se suponen ver.

Búsqueda

Usted puede buscar en su repositorio de documentos por "búsqueda a través" en el contenido de sus documentos. Las funciones de búsqueda avanzada de sistema, le permiten afinar la consulta con los metadatos del documento o la ubicación del documento dentro del repositorio.

Búsqueda de Resultados

El sistema le permite a los usuarios personalizar la forma en que pueden ver los resultados de una búsqueda. Se pueden clasificar, añadiendo nuevas columnas de metadatos, incluso exportar los resultados a formato CSV para su posterior análisis, estas características ofrecen una gran experiencia en la búsqueda y recuperación de resultados.

Gestión de activos digitales

Los medios y contenidos digitales, como imágenes, archivos de audio y video, tienen un criterio único para una gestión eficaz. El sistema ofrece una base para los servicios comunes de gestión de contenidos, y una capa de funcionalidad específica para los activos digitales.

Gestión documental

La producción de contenido va mucho más allá de compartir archivos, si se quieren optimizar procesos y resistir el paso del tiempo. La administración efectiva de contenido, significa alinear los modelos de gestión documental con los procesos de negocio. El sistema, tiene un modelo de gestión documental flexible, permitiendo definiciones de documentos con un rango de un solo archivo a un modelo más complejo de multi-archivos, por lo que se adapta a los flujos de gestión documental empresariales del mundo real.

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